Justificativa

Ao selecionar a opção Descontar intervalo de horas extras, o sistema realizará o abatimento do intervalo nas horas extras, conforme as regras configuradas no perfil de frequência. Para verificar esses parâmetros, acesse: Frequência > Perfil de Frequência > Configurações Gerais > Tolerância > Propriedades.

A regra definida nesse parâmetro realiza o abatimento do intervalo, porém a justificativa é tratada como uma exceção, permitindo que para uma justificativa o intervalo seja abatido e para outra não, conforme a necessidade do cliente.

Quando a opção Justificativa protegida estiver marcada, impede-se que os usuários alterem a justificativa utilizada, exceto nos casos em que a permissão de frequência Permite alterar justificativa quando protegida estiver habilitada. Essa permissão pode ser configurada em: Configurações > Acesso e Segurança > Permissão de Frequência > Gestão de Ocorrências > Justificativa – Permite alterar justificativa quando protegida.

A opção Considerar para horas trabalhadas deve ser utilizada em situações de abono, quando se deseja que as horas abonadas sejam ou não consideradas como horas efetivamente trabalhadas. Essa configuração impacta diretamente relatórios que demonstram a jornada do colaborador, como o de Absenteísmo.

Ao marcar a opção Justificativa de afastamento, indica-se que a justificativa será utilizada em afastamentos por horas, tanto para ausências parciais quanto para programações futuras. Ao ativar essa opção, duas outras funcionalidades ficam disponíveis:

A primeira, Permite lançar afastamento de horas via telas de gestão, habilita o lançamento de ausências parciais ou programadas diretamente pelas telas de gestão de ocorrências, gestão do período e gestão diária. Com isso, essas telas passam a exibir as mesmas informações relacionadas ao afastamento em horas.

A segunda, Obrigatório anexar documento no afastamento de horas, exige que um documento seja anexado no momento do lançamento do afastamento, seja pelas telas de gestão ou pela funcionalidade específica de afastamento de horas.

A opção Justificativa para lançamento de ocorrências autoriza o uso da justificativa para lançamentos manuais de ocorrências, desde que o usuário tenha a devida permissão configurada. Esses lançamentos são independentes das marcações de ponto.

Quando a opção Geral adicional noturno estiver marcada, o sistema identificará se deve gerar adicional noturno em casos de abono, horas extras convertidas em banco de horas, ou quando a empresa opta por não pagar horas extras diretamente. No entanto, para situações em que há pagamento de horas extras, o adicional noturno já é considerado por padrão, desde que esteja parametrizado em: Frequência > Perfil de Frequência > Adicional Noturno – Gerar Adicional Noturno para Hora Extra.

A opção Prorrogar Adicional Noturno Na Jornada De Trabalho permite aplicar a prorrogação do adicional noturno, desde que parametrizado devidamente no perfil de frequência associado ao colaborador. Essa opção se aplica a situações de ocorrências de Faltas, Saida Antecipada ou Sem marcação de saída.

Ao marcar a opção Utilizar somente com saldo no banco de horas, o sistema validará se o colaborador possui saldo igual ou superior à quantidade de horas da justificativa no momento do lançamento. Caso não haja saldo suficiente, o sistema exibirá uma mensagem informando que a utilização não será permitida.

Habilite a opção Permite anexar documento para permitir que documentos sejam anexados de forma independente da aprovação de ocorrências. Essa funcionalidade é voltada para a centralização da gestão de documentos no RH, facilitando o controle e aprovação diretamente pelos responsáveis.

A opção Permite exceção para regras adicionais está relacionada às Regras Adicionais e permite que a justificativa seja aplicada como exceção na geração de eventos, conforme a configuração realizada. Para configurar, acesse: Frequência > Regras Adicionais > Dia do Mês e defina o comportamento desejado com base em datas específicas.

Ao habilitar a opção Exigir aprovação pelo fluxo de solicitações pendentes, é necessário que o fluxo de aprovação de ocorrências esteja previamente configurado em: Configurações > Configurar Módulos > Fluxo de Aprovação > Solicitação de Aprovação de Ocorrências. Essa habilitação obriga que a justificativa passe por aprovação formal. No entanto, há uma exceção configurável via permissões: mesmo com a justificativa exigindo aprovação, perfis de usuários que possuam a permissão específica poderão realizar lançamentos sem passar pelo fluxo. Para verificar ou configurar essa permissão, acesse: Configurações > Acesso e Segurança > Permissão de Frequência > Gestão de Ocorrências – Permite o lançamento de justificativa, sem ter a necessidade de passar pelo fluxo de aprovação.

A opção Considerar como ausência para Regras de Adicionais está vinculada à possibilidade de gerar eventos em dias de ausência, conforme parametrizações feitas nas Regras Adicionais. Essa configuração permite que o sistema envie o evento para a folha de pagamento, considerando os critérios específicos definidos para cada tipo de ausência. Para configurar, acesse: Frequência > Regras Adicionais > Dia do Mês.

Ao marcar a opção Prêmio Assiduidade, a justificativa passa a ser considerada para o cálculo do prêmio de assiduidade, mesmo em situações de ausência do colaborador. Essa funcionalidade deve estar habilitada no perfil de frequência e o evento correspondente precisa estar informado. Para configurar, acesse: Frequência > Perfil de Frequência > Específicos – Prêmio de Assiduidade.

Quando a opção Informar motivo estiver habilitada, será necessário associar um grupo de motivos, permitindo que, ao utilizar a justificativa, o colaborador selecione um motivo previamente cadastrado. Os grupos de motivo são cadastrados em: Frequência Grupo Motivo da Justificativa. Caso deseje tornar o preenchimento do motivo obrigatório, marque também a opção Obrigatório informar motivo.

Com a opção Grupo de absenteísmo habilitada, as horas justificadas serão associadas ao grupo correspondente e contabilizadas para fins de relatório. Isso permite uma análise mais precisa de dados de absenteísmo. Os grupos devem ser previamente cadastrados em: Frequência > Grupo de Absenteísmo, e os dados serão apresentados nos relatórios disponíveis no menu de Relatórios.

Limites de afastamento

Preencha o campo Limite de dias para afastamento para limitar o uso da justificativa na funcionalidade de afastamento de horas.

Limites de utilização

Na seção Limites de Utilização, é possível restringir o uso da justificativa para diferentes tipos de ocorrências, como horas extras, faltas ou qualquer outro lançamento. Essa configuração garante maior controle sobre a frequência dos colaboradores.

O Período define o intervalo de tempo em que o limite será considerado:

• Anual: Restringe o uso da justificativa por colaborador dentro do ano civil, de 01/01 a 31/12.

• Diário: Limita o uso por colaborador a uma determinada quantidade de vezes ou horas por dia.

• Mensal: Estabelece o limite com base no mês vigente, de 01 a 31.

• Período de Apuração: Aplica o limite conforme o período de apuração do ponto adotado para o colaborador.

O Limitar por define o critério de limitação:

• Horas: O sistema verifica a quantidade total de horas justificadas dentro do período selecionado. Se o total exceder o valor configurado, o lançamento é bloqueado com uma mensagem informando que o limite foi ultrapassado.

• Utilizações: Controla a quantidade de vezes que a justificativa pode ser utilizada, independentemente do número de horas justificadas. Por exemplo, se for informado o valor "2", o colaborador poderá utilizar essa justificativa apenas duas vezes no período definido.

A Quantidade refere-se ao valor estabelecido no campo Limitar por.

• Se o limite for por horas, a quantidade deve ser informada no formato "hh:mm".

• Se o limite for por utilizações, basta informar um número inteiro representando o total de vezes permitido.

Limites por dias

A opção Dias permitidos para utilizar justificativa define em quais tipos de dias a justificativa poderá ser utilizada. É possível selecionar uma ou mais das seguintes opções, de acordo com a política da empresa:

• Dia Normal: Permite o uso da justificativa em dias de trabalho previstos na escala do colaborador.

• Folga: Restringe o uso apenas para dias de folga, conforme definido na escala do colaborador.

• Folga Remunerada: Permite o uso exclusivamente em dias de folga remunerada, de acordo com a escala.

• Dia de Inatividade: Permite o uso apenas em dias considerados feriados, conforme o calendário atribuído ao colaborador.

Perfis de Frequência

Esta seção permite definir regras de visibilidade da justificativa com base nos perfis de frequência. É possível escolher entre duas abordagens:

• Não Permitidos (padrão): Esta opção é selecionada por padrão. No entanto, enquanto nenhum perfil for adicionado à lista de "não permitidos", a justificativa permanecerá visível para todos os perfis.

• Permitidos: Ao selecionar esta opção, é necessário indicar explicitamente quais perfis de frequência poderão visualizar a justificativa. Caso nenhum perfil seja selecionado, a justificativa não ficará visível para nenhum usuário.

Essa configuração possibilita um controle mais preciso sobre quem pode acessar ou visualizar cada justificativa, conforme as políticas da empresa.

No campo Horas, selecione o evento que deverá ser gerado com base na quantidade de horas apuradas no período, para envio à folha de pagamento durante a consolidação. Esse campo é opcional, pois em alguns cenários não há necessidade de gerar eventos.

Já o campo Dias será utilizado quando a informação a ser enviada à folha for em quantidade de dias. Por exemplo, ao justificar uma ocorrência de falta com um evento configurado em dias (e não em horas), será contabilizada a quantidade de ocorrências. Embora mais comum em situações de faltas, esse campo pode ser utilizado em outros contextos, se necessário.

O campo Quantidade de horas mínimas deve ser preenchido com um valor diferente de zero apenas em eventos do tipo horas ou regime de horas. Essa configuração não se aplica a eventos do tipo dias, pois não há interpretação equivalente.

A opção Gerar evento de controle de folga será habilitada quando estiver selecionada a opção “Controlar compensações de folgas para feriados trabalhados” no cadastro da justificativa, aba Opções Gerais, e quando utilizar o Controle de Folgas (Perfil de Frequência/Regra de Folgas) com a seguinte opção selecionada: “Gerar pagamento de acordo pela justificativa utilizada no feriado”. 

• Gerar evento no vencimento: por padrão, essa opção estará selecionada. O evento será gerado para pagamento quando a folga compensatória não for usufruída no prazo. 
• Gerar evento dentro do mês realizado: quando selecionado, será gerado o evento para pagamento dentro do mês realizado, além de possibilitar o colaborador a realizar a compensação do feriado trabalhado. 

Exemplo

• Suponha uma ocorrência de hora extra com duração de 02:50;

• A justificativa utilizada possui configurada uma Quantidade de horas mínimas de 04:00;

• Nesse caso, o sistema enviará à folha as 04:00 horas, pois é garantido um mínimo, mesmo que a ocorrência seja inferior;

• Caso a ocorrência seja superior a 04:00, o sistema considerará o valor real da ocorrência.

As horas mínimas garantidas são sempre aplicadas por ocorrência individual. O objetivo é assegurar que nenhuma ocorrência resulte em valor inferior ao mínimo definido. Porém, se a duração da ocorrência for maior, prevalece o tempo real.

Para que essa funcionalidade opere corretamente, é necessário que a justificativa esteja associada a um evento de horas ou um regime de horas.

Caso contrário, a alteração não será aplicada, já que ela ocorre exclusivamente na consolidação da folha e em relatórios específicos.

Importante destacar que o valor original da ocorrência permanecerá inalterado nas telas de gestão e em alguns relatórios. A exceção ocorre durante a consolidação da folha e nos seguintes relatórios:

• Eventos por Funcionário

• Eventos por Funcionário Analítico

• Cartão de Ponto (layout 1 e 2 – somente no rodapé com os eventos)

Nestes casos, será considerada a quantidade de horas mínimas informada na justificativa, conforme a lógica descrita.

 Essas opções serão exibidas quando alguma ocorrência de hora extra for selecionada, exceto Hora Extra Irregular.

Ao escolher a opção Selecionar regime de horas, um novo campo denominado Regime de horas será exibido para definir em qual regime as horas justificadas devem ser apuradas para pagamento. Desta forma, quando uma ocorrência de hora extra tiver o lançamento desta justificativa, ao invés da apuração do pagamento ser no Regime de Horas configurado no Perfil de Frequência, será apurado pelo Regime definido na justificativa.

Já ao selecionar a opção Utiliza regime de horas do perfil de frequência fará a apuração das horas para pagamento de acordo com o regime de horas definido no perfil de frequência do colaborador.

A opção Gerar evento de controle de folga será habilitada quando estiver selecionada a opção “Controlar compensações de folgas para feriados trabalhados” no cadastro da justificativa, aba Opções Gerais, e quando utilizar o Controle de Folgas (Perfil de Frequência/Regra de Folgas) com a seguinte opção selecionada: “Gerar pagamento de acordo pela justificativa utilizada no feriado”. 

• Gerar evento no vencimento: por padrão, essa opção estará selecionada. O evento será gerado para pagamento quando a folga compensatória não for usufruída no prazo. 
• Gerar evento dentro do mês realizado: quando selecionado, será gerado o evento para pagamento dentro do mês realizado, além de possibilitar o colaborador a realizar a compensação do feriado trabalhado.

Ao selecionar a ação Creditar Banco de Horas ou Debitar Banco de Horas, o preenchimento do campo Banco de Horas torna-se obrigatório, pois define a qual gestão de banco as horas serão contabilizadas. Para acessar a gestão de banco de horas, vá até: Frequência > Gestão de Banco de Horas.

Utilize o campo Proporção para configurar o acréscimo ou decréscimo proporcional de horas no banco. Essa proporção define quanto será creditado ou debitado com base nas horas trabalhadas.

Exemplo

Se a cada 1 hora trabalhada devem ser creditados 90 minutos no banco de horas, configure a proporção como 90 minutos (ou seja, 60 minutos + 30 minutos adicionais).

O sistema ajusta automaticamente o valor proporcional em casos de horas parciais. Essa lógica é válida tanto para o crédito quanto para o débito, considerando variações nas horas registradas pelo colaborador.

A opção Não aplicar limite de crédito para hora extra de compensação deve ser habilitada em cenários onde há compensação de feriados com folgas remuneradas, e existe um limite mensal configurado na regra de banco de horas. Com essa opção marcada, as horas creditadas nesse contexto específico não estarão sujeitas ao limite de crédito. Caso não esteja marcada, o sistema aplicará o limite conforme definido na apuração.

Da mesma forma, a opção Não aplicar limite de débito para hora extra de compensação deve ser habilitada para permitir que o débito de horas em compensações (como feriados compensados com folgas remuneradas) não sofra bloqueios por limite mensal. Se essa opção não estiver habilitada, o sistema aplicará o limite de débito previsto na regra de banco de horas.