Reestruturação dos níveis da unidade organizacional

Problema apresentado

Auxiliar em como reestruturar os níveis da Unidade Organizacional.

 Por que o problema ocorre?

Mudança da hierarquia na empresa

Como resolver?

Seguir o passo a passo abaixo:

Obs: Sugerimos realizar as atividades primeiramente em ambiente de homologação e pós validação replica para produção.

1 - Informe os funcionários sobre a manutenção do autoatendimento. A comunicação deve ser realizada pelo cliente, pois a LG não realiza esse tipo de comunicado. Os grupos de autoatendimento devem ser inativados no dia da reestruturação para impedir o acesso dos colaboradores. Caso seja necessário registrar ponto, crie um grupo específico para isso e conceda permissões apenas nessa função. Cada empresa pode ter um cenário diferente. Inative todos os grupos de autoatendimento para evitar que, durante a movimentação os funcionários não acessem informações indevidas. Isso pode ser feito em Configurações > Acesso e Segurança > Grupo de Colaboradores, selecionando e inativando cada grupo. (Na base de homologação, esse passo não é necessário).

Os grupos devem ser ativamos logo após finalizar a reestruturação.

2 - Extrair as UO já existentes.  Em estrutura organizacional > organização > unidade organizacional > exportar:

Esse relatório será extraído zipado, com outros documentos abaixo:

Será necessário considerar para ajuste do nível o “Departamento” e para identificar o que cada coluna abaixo representa:

Terá que extrair o leiaute desse arquivo para melhor entendimento no preenchimento dos campos.

Conforme abaixo cada linha do layout corresponde a uma coluna do arquivo “Departamento”:

4 - Transfira o arquivo TXT para o Excel e ajuste todas as Unidades Organizacionais (UOs) para o último nível, conforme os níveis atuais, e colocar a UO do código 1 como o gestor.

Devolver o layout para o TXT e importar as UO sobrepondo, sugiro fazer por níveis, começando do menor para o maior. (vai ter vários layouts 1 por nível)

5 – Após os ajuste do passo 4 acima, transferir os dados para o txt e Importar as UO sobrepondo, deve importar todos os arquivos que vieram na pasta zipada de uma única vez.

6 - Altere o nível no sistema conforme deseja que o nível da Unidade Organizacional seja ajustado

Acessar a suíte >  Estrutura Organizacional > Unidade Organizacional

Fazer a edição e inclusão dos novos níveis

7 – Fazer a reestruturação dos níveis de cada unidade organizacional no layout Excel, conforme a necessidade.

Esta etapa vai depender muito como foi planejada a reestruturação da UOs

Ex 1: Fazer novas UOs, não aproveitando as antigas, iniciar com outra sequência de códigos exemplo 500, neste modelo não há necessidade dos passo 4 e 5. 

Ex 2: Aproveitar as UOs antigas mudando apenas o código de nível, antes coordenação era 4 agora é 7.

8 - Devolver o layout para o TXT e importar as UOs sobrepondo, sugiro fazer por níveis, começando do maior para o menor. (vai ter vários layouts 1 por nível).

9 - Habilitar novamente os grupos do AA e validar.

10 - Faça a extração de relatórios para ajudar na validação.

Atenção

Dê especial atenção aos módulos, integrações e relatórios customizados que podem ser impactados pelos ajustes das Unidades Organizacionais (UOs) em termos de permissões, integrações e configurações. Sempre que houver alteração de uma UO, será necessário fazer ajustes para que os módulos, integrações e relatórios customizados se adaptem ao novo cenário de configuração das UOs. Isso significa que qualquer regra interna baseada nas UOs deverá ser revisada ou refeita.