Clonagem de Ciclo de Competências: Principais Conferências

A clonagem de ciclo de competências é uma funcionalidade poderosa que permite a reprodução de ciclos avaliativos anteriores com base em modelos pré-configurados, economizando tempo e assegurando consistência nas avaliações anuais de desempenho. Neste artigo, abordaremos o processo em detalhes, desde as validações corporativas iniciais até as configurações específicas que garantem a correta execução das avaliações de desempenho.

Validações Iniciais: Cadastro Corporativo e PDI

Antes de iniciar qualquer ciclo de avaliação, é essencial garantir que as informações do cadastro corporativo estejam devidamente atualizadas. O cadastro corporativo é o "cérebro" do sistema, onde estão armazenados dados cruciais sobre os colaboradores, como cargos e hierarquias.

Dicas para Validação: Para verificar se as informações estão atualizadas, utilize um exemplo recente, como uma rescisão de contrato. Se o status de um funcionário demitido estiver como "ativo", significa que a base não foi atualizada corretamente.
Congelamento da Base Corporativa: Se sua avaliação for referente ao ano anterior, considere "congelar" a base para garantir que a estrutura organizacional não mude antes do inicio das parametrizações e validações do novo ciclo de competência

Além disso, é necessário validar o PDI (Plano de Desenvolvimento Individual), verificando se as ações de desenvolvimento estão corretas e se o cronograma do processo foi atualizado conforme necessário.

Configuração do Modelo de Competências

Após as validações do cadastro e do PDI, o próximo passo é a revisão e, se necessário, a criação de um novo modelo de competências. O modelo de competências é fundamental, pois define as competências e os itens avaliados, como liderança e foco em resultados.

Reutilização de Modelos: Se o ciclo atual tiver as mesmas competências do anterior, o modelo pode ser reutilizado. Caso contrário, deve-se criar um novo modelo para evitar que alterações impactem avaliações passadas.
Validação de Frases e Mapeamento: Mesmo ao reutilizar um modelo, é fundamental revisar as frases que estão sendo avaliadas, assegurando que o contexto permaneça inalterado. Também é importante verificar se o mapeamento entre cargos e formulários está correto. O sistema permite a exportação do modelo para o Excel, o que facilita ajustes em massa, se necessário.

Clonagem do Ciclo Avaliativo

A clonagem do ciclo avaliativo é uma funcionalidade que permite copiar um ciclo anterior, incluindo alertas e processos associados. Contudo, há alguns pontos de atenção:

Nome do Ciclo: Ao clonar, lembre-se de atualizar o nome do ciclo, evitando que os alertas e outros elementos copiem dados do ano anterior sem a devida atualização.
Cópia de Processos: A cópia dos processos avaliativos é recomendada apenas se você planeja usar o mesmo modelo do ciclo anterior. Caso contrário, crie novos processos para associá-los ao modelo recém-criado.

Verificações Críticas: Regras e Interfaces

Após a clonagem, é necessário revisar as regras do público alvo e outras configurações. Certifique-se de que as datas de corte estão corretas, garantindo que apenas os funcionários com data de admissão até o período determinado possam ser avaliados.

Além disso, valide as interfaces, como pares e subordinados. Verifique se a quantidade de pares atribuída está de acordo com a política da empresa e revise o peso de cada interface no resultado final da avaliação.

Ajustes no Workflow e Alertas

O workflow define as etapas do processo avaliativo. Valide cada etapa para garantir que textos, orientações e pesos estão corretos. Um ponto de atenção é a inserção de textos genéricos para evitar ajustes anuais, especialmente em relação ao ano do ciclo.

Os alertas automáticos também devem ser revisados. Valide a periodicidade de disparo dos alertas e ajuste os textos para refletir o novo ciclo. A atualização do nome do ciclo no alerta é essencial para evitar confusão entre os anos.

Novidades e Melhorias no Sistema

Recentemente, foram implementadas duas melhorias importantes no módulo de competências:

Exibição de Notas em Tempo Real: Durante a avaliação, o sistema agora permite que os avaliadores visualizem a média das notas conforme as competências são avaliadas, o que pode facilitar o acompanhamento do desempenho durante o processo.
Exibição de Legendas dos Critérios de Avaliação: Os avaliadores podem consultar as definições de cada critério diretamente no formulário, melhorando a compreensão das métricas avaliadas.

Processos Avaliativos

É importante validar se os pesos distribuídos nas matrizes serão mantidos, atualizar o cronograma das etapas, incluir os avaliados no respectivo processo, revisar o ciclo de PDI associado (caso seja utilizado pelo cliente) e liberar o processo.

Validação Final e Integração de Ciclos

Após todas as configurações, o ciclo deve ser integrado ao sistema para que as pendências e resultados apareçam corretamente no painel principal dos usuários. Isso é feito por meio da parametrização de ciclos integrados, que garante que as pendências de avaliação sejam exibidas de forma clara para os colaboradores.

Conclusão

A clonagem de ciclos avaliativos no módulo de competências é um processo robusto e repleto de etapas que garantem a consistência e eficiência do processo de avaliação de desempenho. Ao seguir essas orientações, os administradores podem otimizar suas atividades, assegurando que os ciclos sejam parametrizados corretamente, proporcionando uma experiência fluida tanto para avaliadores quanto para colaboradores.

FAQ:

O que é o cadastro corporativo e por que ele é importante no processo de clonagem do ciclo de competências?
- O cadastro corporativo é onde estão armazenadas todas as informações dos colaboradores, como cargos e hierarquias. Ele é essencial porque a base precisa estar atualizada antes de iniciar o ciclo de avaliação. Se houver informações desatualizadas, isso pode impactar na correta avaliação dos colaboradores.
O que deve ser validado antes de iniciar o ciclo de avaliação de competências?
- Devem ser validados o cadastro corporativo, garantindo que todas as informações dos colaboradores estão corretas, e o PDI (Plano de Desenvolvimento Individual), para assegurar que as ações de desenvolvimento estão atualizadas e o cronograma do processo está correto.
É possível reutilizar o modelo de competências do ano anterior?
- Sim, o modelo de competências pode ser reutilizado se as competências e a estrutura do ciclo forem idênticas às do ano anterior. No entanto, se houver mudanças nas competências ou na forma de avaliação, um novo modelo deve ser criado.
O que acontece se o mapeamento de cargos não for feito corretamente?
- Se o mapeamento de cargos não for feito corretamente, os colaboradores poderão receber o formulário errado ou, em alguns casos, não receberão nenhum formulário de avaliação. Isso ocorre porque o mapeamento define quais competências serão avaliadas com base no cargo.
Como garantir que as pendências de avaliação aparecem na tela principal dos colaboradores?
- Para que as pendências de avaliação apareçam na tela principal, o ciclo precisa estar vinculado aos ciclos integrados no sistema. Isso permite que as avaliações, PDIs e outras atividades apareçam corretamente para os colaboradores.
Qual é a diferença entre clonar o processo avaliativo e criar um novo processo?
- Ao clonar o processo avaliativo, todas as configurações, regras e formulários do ciclo anterior são replicados, economizando tempo. No entanto, se for necessário um novo modelo de avaliação, é recomendado criar um novo processo e associá-lo ao novo modelo, para evitar conflitos com o processo antigo.
O que é o congelamento da base corporativa e quando ele deve ser utilizado?
- O congelamento da base corporativa impede que a base de dados dos colaboradores seja atualizada automaticamente, garantindo que a estrutura organizacional permaneça a mesma durante o ciclo de avaliação, ideal para quando as avaliações se referem ao ano anterior.
Como o sistema lida com ações de PDI no ciclo de avaliação?
- As ações de PDI são associadas às competências e precisam ser validadas antes de iniciar o ciclo. Após a validação, elas são exibidas aos avaliadores durante o processo de avaliação, permitindo que sejam vinculadas às competências no momento da avaliação.
Quais são as principais verificações a serem feitas nas regras de público alvo?
- As regras de público alvo devem ser revisadas para garantir que as datas de corte estejam corretas (para determinar quais colaboradores serão avaliados) e que os cargos estejam devidamente associados às regras.
O que acontece se um colaborador for mapeado no cargo errado durante o ciclo de avaliação?
- Se um colaborador for mapeado no cargo errado, o avaliador responsável precisará excluí-lo do processo e corrigir o mapeamento, antes de incluí-lo novamente. Isso é importante para garantir que ele receba o formulário adequado para o seu cargo.
Quais melhorias recentes foram implementadas no módulo de competências?
- Duas melhorias foram implementadas: a exibição de notas em tempo real no formulário de avaliação, permitindo que os avaliadores vejam a média das notas enquanto avaliam, e a exibição das legendas dos critérios de avaliação, facilitando a compreensão dos colaboradores sobre os critérios avaliados.
Como o sistema lida com a alteração de quadrantes no meio do processo avaliativo?
- Alterar os quadrantes durante o ciclo avaliativo pode ser problemático, pois as notas já geradas e plotadas nos quadrantes não são recalculadas automaticamente. Para fazer essas alterações, é necessário solicitar um recalculo manual pela equipe técnica.