Relatório de Auditoria
O Relatório de Auditoria mostra as ações feitas pelos usuários no Gen.te Aprende (LMS), tanto no Portal do Administrador quanto no Portal do Usuário. Cada vez que alguém cadastra, altera, exclui ou vincula uma informação (por exemplo, abre uma turma, matricula um participante ou lança uma presença), o sistema guarda um registro: quem fez, o que fez, quando, de onde e qual era o valor antes e depois da alteração. Esse controle é chamado de log de auditoria e serve para dar rastreabilidade e segurança à gestão dos treinamentos.
Antes, não era possível saber quem tinha feito uma alteração na plataforma. Com o relatório, a área de Treinamento e Desenvolvimento consegue esclarecer dúvidas sobre mudanças em cursos, turmas, presenças, matrículas e cadastros, além de apoiar auditorias internas e externas, o controle de conformidade e a investigação de ocorrências.
Para que serve
- Identificar quem fez uma alteração: mostra o nome, o documento e a matrícula de quem executou a ação.
- Comparar o antes e o depois: mostra o valor que a informação tinha e o valor que passou a ter.
- Saber quando e de onde a ação foi feita: mostra a data, a hora e o endereço de rede (IP) usado.
- Apoiar auditorias: gera em Excel uma evidência das ações feitas na plataforma.
Quem utiliza
| Perfil | O que faz |
|---|---|
| Administrador responsável pela configuração | Confere se as configurações que liberam o relatório (descritas abaixo) estão ativas e define quais perfis podem acessá-lo na tela Grupo de Acesso. |
| Administrador do LMS (Treinamento e Desenvolvimento, Recursos Humanos, Segurança da Informação, Auditoria) | Gera o relatório e analisa as ações feitas pelos usuários. |
Antes de usar: configurações necessárias
Para o relatório funcionar, duas configurações precisam estar ativas na tela Configurações de Flag. Normalmente elas já vêm ativas, mas, em alguns ambientes, podem estar desativadas. Uma flag é uma chave que liga ou desliga um recurso da plataforma. Em Configurações de Flag, pesquise a chave pelo nome, clique em Editar e confirme que o valor está como true (ativo).
| Flag | O que faz | Valor necessário |
|---|---|---|
| AuditarSistema | Faz a plataforma registrar as ações dos usuários. | true. Com false, nenhuma ação é registrada. |
| PermiteAcessarAreaDeRelatorioAuditoria | Exibe o Relatório de Auditoria no menu Relatórios. | true. Com false, o relatório não aparece no menu. |
Configurações de Flag: chave AuditarSistema com valor true.
Configurações de Flag: chave PermiteAcessarAreaDeRelatorioAuditoria com valor true.
Como acessar
No Portal do Administrador, acesse Início > Relatórios > Relatório de Auditoria e clique em Gerar Relatório.
Menu Relatórios com a opção Relatório de Auditoria e o botão Gerar Relatório.
Como gerar o relatório
- Clique em Gerar Relatório. O sistema abre a janela com os filtros.
- Informe o Período de Auditoria, que é obrigatório, e os demais filtros desejados (descritos nas tabelas abaixo). Quanto mais filtros, mais rápido o relatório é gerado.
- Clique em Exportar Excel. O sistema abre o Gerenciador de tarefas, onde você acompanha o andamento.
- Quando o status ficar como Concluído, clique em Download para baixar o arquivo em Excel (.xlsx).
Janela de filtros do Relatório de Auditoria, com os filtros por log e pelo usuário e o botão Exportar Excel.
Filtrar por log (o que foi feito):
| Filtro | O que faz | Quando usar |
|---|---|---|
| Funcionalidade | Traz só as ações de uma tela ou recurso do LMS, por exemplo, Curso Online. | Para investigar um assunto específico. |
| Tipo de Operação | Traz só um tipo de ação, como cadastro, edição ou exclusão. | Para ver, por exemplo, somente o que foi excluído. |
| Período de Auditoria (obrigatório) | Define a data de início e a data de fim das ações. | Sempre. Um período curto deixa o relatório mais rápido e fácil de analisar. |
Filtrar pelo Usuário (quem fez):
| Filtro | O que faz |
|---|---|
| Status dos usuários | Traz só as ações de usuários com a situação escolhida, por exemplo, Ativo. |
| Empresa | Traz só as ações de usuários da empresa escolhida. |
| Unidade | Traz só as ações de usuários da unidade escolhida. |
| Departamento | Traz só as ações de usuários do departamento escolhido. |
Gerenciador de tarefas: acompanhe o status e clique em Download quando o relatório estiver Concluído.
Como ler o relatório
Cada linha do relatório mostra uma informação alterada. Se alguém cadastrou uma turma preenchendo 10 campos, aparecem 10 linhas, uma para cada campo, todas com a mesma data e hora.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Documento | Documento de quem fez a ação. |
| Tipo do Documento | Tipo do documento informado, por exemplo, CPF. |
| Matrícula | Matrícula de quem fez a ação. |
| Nome/Nome Social | Nome de quem fez a ação. Quando a pessoa tem nome social cadastrado, ele é exibido. |
| Nome Civil | Nome de registro de quem fez a ação. |
| Funcionalidade | Tela ou recurso em que a ação aconteceu, por exemplo, TurmaPresencial. |
| Tipo Acesso | Se a ação foi feita no Portal do Administrador ou no Portal do Usuário. |
| ID Registro | Código do item alterado, por exemplo, o código da turma ou do curso. |
| Título Registro | Nome do item alterado, quando houver, por exemplo, o nome do curso. |
| Nome Item | Campo ou operação registrada. |
| Ação Realizada | Tipo da ação: Cadastrar (inclusão), Editar (alteração), Excluir (exclusão), Vincular (associação, por exemplo, matrícula em turma) ou Desvincular (remoção da associação). |
| Data/Hora | Data e hora da ação, no formato dia/mês/ano hora:minuto:segundo. |
| IP | Endereço de rede do computador ou celular usado na ação. |
| Atributos | Nome do campo alterado, como aparece na tela. |
| Informação Anterior | Valor do campo antes da ação. Fica vazio quando é um cadastro novo. |
| Informação | Valor do campo depois da ação ou a descrição do que foi feito. |
Exemplo de Relatório de Auditoria em Excel (dados pessoais ocultados).
Funcionalidades registradas
O relatório registra as ações feitas nas funcionalidades abaixo. Novas funcionalidades são comunicadas nas notas de versão (Novidades da Versão) da Gestão de Talentos.
| Arquivo | Artigo | Associar Conteúdo em Massa | Atualização de Endereço |
| Áudio | Avaliação | Banco de Questões | Categoria de Avaliação |
| Categoria de FAQ | Categoria de Prêmio | Categoria de Questão | Categoria Única |
| Configurações de E-mail | Configurações de Flag | Configurações de Notificação | Configurações de Segurança |
| Configurações de Webinar | Configurações do Produto | Configurações do QR Code | Curso Extracurricular |
| Curso Online | Curso Presencial | Delegação | Escolas |
| Fórum | Galeria de Fotos | Gerenciar Responsáveis | Gestão de Alerta |
| Grupo de Acesso | Importação de Usuários em Massa | Levantamento de Necessidade | Link |
| Moedas | Pesquisas | Plano de Treinamento | Portfólio |
| Prêmios | Público-Alvo | Quizzes | Registro Manual de Participação da Equipe |
| Segunda Etapa do Cadastro | Subtrilha | Termo de Uso | Trilha |
| Trilha Individual | Trilha Mandatória | Usuários | Vídeo |
Consultas mais comuns
Abra o arquivo no Excel, ative o filtro nas colunas e use as combinações abaixo.
| Para saber | Filtre a coluna Funcionalidade por | Depois |
|---|---|---|
| Quem abriu uma turma presencial | TurmaPresencial | Filtre Ação Realizada por Cadastrar e Atributos por Título. Procure o nome da turma em Informação; o código da turma está em ID Registro. |
| Quem alterou uma turma presencial (data, horário, vagas, instrutor) | TurmaPresencial | Filtre Ação Realizada por Editar e compare Informação Anterior com Informação. |
| Quem lançou a presença | PresencaCursoPresencial | Leia a coluna Informação: ela mostra o participante, o status lançado (Presente, Faltou ou Dispensado), a turma e o curso. |
| Quem matriculou ou removeu um participante de uma turma presencial | CursoPresencial | Filtre Nome Item por MatricularUsuarioCursoPresencial (matrícula) ou RemoverUsuarioCursoPresencial (remoção). |
| Quem cadastrou ou alterou um curso presencial | CursoPresencial | Filtre Ação Realizada por Cadastrar ou Editar. |
Possíveis dúvidas
Não encontro o Relatório de Auditoria no menu Relatórios. O que faço?
O relatório normalmente já vem ativo. Se ele não aparecer, abra um chamado para que o suporte ajude na ativação das flags. Confirme também que o seu perfil tem permissão ao relatório na tela Grupo de Acesso.
Por que uma única ação aparece em várias linhas?
O relatório gera uma linha para cada campo alterado. Para ver a ação completa, filtre pela mesma Data/Hora e pelo mesmo ID Registro.
Procuro uma alteração antiga e ela não aparece. Por quê?
As ações feitas antes de a funcionalidade passar a ser registrada, ou com a flag AuditarSistema desativada, não ficam guardadas.
Cliquei em Exportar Excel e o arquivo não baixou. O que faço?
O relatório é gerado em segundo plano. Acompanhe no Gerenciador de tarefas e clique em Download quando o status ficar como Concluído.
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