Workflow - Férias - Parametrização no Processo de Férias para Envio Automático do Aviso de Férias para Assinatura Digital

Para realizar a parametrização necessária para que o Aviso de Férias seja enviado automaticamente ao colaborador para assinatura digital, acesse o seguinte caminho no sistema:

Suíte Gen.te > Configurações > Autoatendimento >Processos > Férias > Aviso de Férias.

Obs.: Tem que ter um provedor parametrizado no caminho Suíte > configurações > acesso e segurança > configuração do provedor de assinatura.

Nessa funcionalidade, deverão ser realizadas as configurações responsáveis pelo envio e disponibilização automática do Aviso de Férias para assinatura digital pelo colaborador, de acordo com as regras definidas no processo de férias.

Na configuração do Aviso de Férias, deverá ser habilitada a opção “Enviar para assinatura eletrônica”. Essa parametrização permitirá que o Aviso de Férias seja encaminhado para o processo de assinatura digital.

Ao habilitar essa funcionalidade, também será disponibilizada a opção de anexar o Aviso de Férias à ficha cadastral do colaborador após a conclusão da assinatura eletrônica.

Observação: Para que o documento assinado seja anexado corretamente à ficha cadastral do colaborador, é necessário que a respectiva funcionalidade também esteja devidamente habilitada no seguinte caminho:

Suíte Gen.te > Configurações > Acesso e Segurança > Configuração da Função.

Novamente, na Configuração >Férias >Aviso de Férias, é necessário verificar a parametrização do campo “Signatários”, responsável por definir os participantes que receberão o documento para assinatura eletrônica.

Não orientamos a utilização do tipo “Fixo” para inclusão de um endereço de e-mail específico, pois essa configuração poderá ocasionar inconsistências ou erros durante o envio do Aviso de Férias para assinatura eletrônica.

Para o correto funcionamento do processo, orientamos utilizar os tipos de signatários que realizam a identificação dinâmica dos participantes, de acordo com a necessidade do processo, como:

• Alvo;

• Gestor do Alvo;

• ALVO – E-mail Particular/Corporativo;

• Gestor do Solicitante.

Dessa forma, o sistema identificará automaticamente os signatários com base nos dados dos participantes envolvidos no processo de férias, reduzindo a possibilidade de inconsistências durante o envio do documento para assinatura eletrônica.

Importante: Caso seja necessário incluir o próprio colaborador como signatário, deverá ser utilizada apenas uma opção para identificação do seu e-mail, como “Alvo” ou “ALVO – E-mail Particular/Corporativo”, evitando a utilização simultânea de opções que possam retornar o mesmo endereço de e-mail e gerar duplicidade no processo.

Na parametrização dos Signatários, não orientamos utilizar simultaneamente as opções “ALVO” e “ALVO – E-mail Particular/Corporativo”.

Ambas as opções realizam a identificação do endereço de e-mail do colaborador. Dessa forma, ao utilizá-las em conjunto, durante a validação para o envio à assinatura eletrônica, o sistema poderá identificar o mesmo destinatário mais de uma vez, ocasionando duplicidade de dados e, consequentemente, erro no envio do Aviso de Férias.

Para evitar essa inconsistência, deverá ser parametrizada apenas uma das seguintes opções:

• ALVO; ou

• ALVO – E-mail Particular/Corporativo.

Importante: As duas opções não devem ser utilizadas simultaneamente no mesmo processo. A utilização de apenas uma delas garante que o colaborador seja identificado uma única vez como signatário, evitando duplicidades durante o envio do Aviso de Férias para assinatura eletrônica.