Trilha de Recertificação
Treinamentos obrigatórios regulatórios, como os exigidos pelas Normas Regulamentadoras (NRs), funcionam em ciclos: o colaborador realiza uma formação inicial e, depois, precisa fazer reciclagens periódicas para manter o certificado válido.
A Trilha de Recertificação permite controlar esse ciclo automaticamente dentro da estrutura de Trilhas do LMS. Na mesma trilha, você relaciona os conteúdos de Formação aos conteúdos de Reciclagem. O sistema libera a reciclagem somente no período correto, controla a validade do certificado, reinicia o ciclo a cada renovação e mantém o histórico completo dos certificados emitidos.
Para que serve
- Controlar a formação inicial: o colaborador realiza primeiro os conteúdos de Formação.
- Liberar a reciclagem no momento certo: os conteúdos de Reciclagem só ficam disponíveis quando o certificado se aproxima do vencimento, conforme o período configurado.
- Evitar pendências indevidas: enquanto a reciclagem não é liberada, ela não aparece para o colaborador e não gera pendência.
- Renovar sucessivamente: a cada reciclagem concluída, um novo ciclo de validade é iniciado automaticamente.
- Manter o histórico de certificados: cada ciclo gera um novo certificado, sem sobrescrever os anteriores.
- Avisar os gestores: os gestores imediatos são notificados quando o certificado de um colaborador está próximo do vencimento.
Como funciona o ciclo de recertificação
Uma Trilha de Recertificação é formada por duas subtrilhas (conjuntos de conteúdos dentro da trilha): uma de Formação e uma de Reciclagem. O status da trilha para o colaborador muda conforme a etapa do ciclo:
| Etapa | O que acontece | Status da trilha |
|---|---|---|
| 1. Formação | O colaborador realiza os conteúdos da subtrilha de Formação. A subtrilha de Reciclagem fica oculta e não gera pendência. | Conforme o andamento do colaborador |
| 2. Certificado válido | Ao concluir todos os conteúdos de Formação, o certificado passa a valer pelo período configurado. A Reciclagem continua oculta. | Concluída |
| 3. Período de renovação | Ao atingir a antecedência configurada em relação ao vencimento do certificado, a subtrilha de Reciclagem é liberada. O colaborador passa a ter pendência somente dos conteúdos de Reciclagem. | Em Andamento |
| 4. Novo ciclo | Ao concluir todos os conteúdos de Reciclagem, um novo ciclo de validade é iniciado, contado a partir da data de conclusão da reciclagem. Na próxima janela de renovação, a Reciclagem é liberada novamente e deve ser refeita por completo. | Concluída |
Como configurar uma Trilha de Recertificação
A configuração é feita em três etapas: ativar a recertificação nos dados gerais da trilha, vincular as subtrilhas de Formação e de Reciclagem e configurar os certificados.
Etapa 1 — Ativar a recertificação e definir a validade
- Acesse o cadastro da trilha, na guia Dados Gerais.
- Marque a opção Trilha com recertificação de conteúdos?. Os campos de validade e de renovação são habilitados.
- Preencha o campo Certificado expira em com a quantidade de meses de validade do certificado.
- Preencha o campo Permitir que usuário realize o curso a partir de com a quantidade de meses antes do vencimento em que a Reciclagem deve ser liberada.
- Se quiser que os gestores sejam avisados sobre certificados perto do vencimento, marque a opção Notificar gestores imediatos próximo da data de expiração de certificado.
- Clique em Salvar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Trilha com recertificação de conteúdos? | Transforma a trilha em uma Trilha de Recertificação e habilita as subtrilhas de Formação e de Reciclagem. |
| Certificado expira em | Define, em meses, por quanto tempo o certificado é válido após a conclusão da Formação ou de cada Reciclagem. |
| Permitir que usuário realize o curso a partir de | Define, em meses antes do vencimento do certificado, quando a subtrilha de Reciclagem é liberada ao colaborador. |
| Notificar gestores imediatos próximo da data de expiração de certificado | Envia um e-mail ao gestor imediato do colaborador 30 dias antes da expiração do certificado. |
Notificação aos gestores
Com a notificação ativada, 30 dias antes da data de expiração do certificado o sistema identifica os colaboradores que ainda não concluíram a Reciclagem do ciclo vigente e envia um e-mail ao gestor imediato de cada um. O e-mail informa o colaborador, a trilha, a data de expiração e a data limite para renovação, e orienta o gestor a acompanhar a conclusão da reciclagem.
Etapa 2 — Vincular as subtrilhas de Formação e de Reciclagem
Na guia SubTrilhas de uma Trilha de Recertificação há duas seções: uma para a Formação e outra para a Reciclagem. É a seção em que a subtrilha é vinculada que define quando os conteúdos ficam disponíveis para o colaborador.
- Acesse a guia SubTrilhas da trilha.
- Na seção de Formação, vincule a subtrilha com os conteúdos da formação inicial. Esses conteúdos ficam disponíveis desde o início da trilha.
- Na seção de Reciclagem, vincule a subtrilha com os conteúdos que o colaborador deve refazer a cada ciclo. Esses conteúdos só são liberados no período de renovação.
- Clique em Salvar.
Conteúdos que não podem compor uma Trilha de Recertificação
Para evitar inconsistências no controle de validade e de renovação, o sistema bloqueia o vínculo de subtrilhas que contenham:
- Cursos com Fluxo de Recertificação configurado no próprio cadastro: o curso já tem um controle de recertificação próprio, e dois controles para o mesmo conteúdo gerariam conflito.
- Conteúdos do CMS: Artigo, Arquivo, Link, Galeria de Fotos, Áudio e Vídeo. Esses conteúdos não participam do processo de certificação.
Ao tentar vincular uma subtrilha nessas condições, a operação é bloqueada e o sistema exibe uma mensagem informando o motivo. No caso de cursos com Fluxo de Recertificação, a mensagem indica quais cursos impedem o vínculo.
Alterações em trilhas com colaboradores vinculados
Ao incluir, editar ou excluir conteúdos nas subtrilhas de Formação ou de Reciclagem, o sistema exibe o pop-up Configurar conteúdo associado, o mesmo usado nas trilhas convencionais. Escolha a quem a alteração deve ser aplicada:
- Todos os usuários vinculados à trilha: a alteração vale para os colaboradores já inscritos e para os novos.
- Novos usuários vinculados à trilha: a alteração vale apenas para os colaboradores que forem inscritos a partir de agora.
Etapa 3 — Configurar os certificados
Formação e Reciclagem têm carga horária, conteúdo programático e emissão independentes. Por isso, cada uma tem o seu próprio certificado, configurado em uma guia específica da trilha:
- Certificado de Formação: modelo do certificado emitido ao concluir a subtrilha de Formação.
- Certificado de Recertificação: modelo do certificado emitido ao concluir a subtrilha de Reciclagem, a cada ciclo.
Experiência do colaborador
A navegação e a forma de apresentação da trilha continuam as mesmas. A diferença é que a subtrilha de Reciclagem só aparece quando o colaborador conclui todos os conteúdos de Formação e o período de renovação é atingido. Até lá, ela não é exibida e não gera pendência.
Para baixar os certificados, o colaborador clica em Obter Certificado na trilha. A tela exibe os certificados disponíveis:
- o certificado de Formação, liberado após a conclusão da subtrilha de Formação;
- os certificados de Reciclagem, um para cada ciclo concluído, com a respectiva data de conclusão.
Relatórios
Relatório Detalhado de Trilhas
O relatório passou a ter a coluna Tipo da Subtrilha, que indica se cada conteúdo pertence à Formação ou à Reciclagem. Assim, é possível diferenciar no relatório os conteúdos da formação inicial e os de renovação.
Relatório de Controle de Recertificações
Relatório criado para acompanhar o ciclo de formação e de recertificação dos colaboradores vinculados às Trilhas de Recertificação. Ele considera apenas as trilhas configuradas com recertificação.
- Acesse o Relatório de Controle de Recertificações.
- Selecione uma ou mais trilhas.
- Se quiser restringir o resultado, aplique os filtros de empresa, unidade, departamento, status da trilha e período de emissão.
- Solicite a emissão. O relatório é gerado em segundo plano pelo Gerenciador de Tarefas, o que permite emitir grandes volumes de dados sem prejudicar o uso do sistema.
- Quando o processamento terminar, baixe o arquivo no Gerenciador de Tarefas.
O arquivo gerado tem duas abas:
| Aba | Para que serve | Principais informações |
|---|---|---|
| Controle | Visão consolidada do cumprimento das obrigações regulatórias. Exibe uma linha para cada combinação de colaborador e Trilha de Recertificação. | Dados cadastrais do colaborador; empresa, unidade, departamento, cargo e gestor; trilha; quantidade de conteúdos de Formação e de Recertificação; status da trilha; número do ciclo vigente; data de conclusão da formação; data de vencimento do certificado vigente; data de início do período de renovação; data da última reciclagem concluída; data prevista para a próxima reciclagem; dias restantes para o vencimento do ciclo. |
| Detalhamento | Histórico de execução dos conteúdos de cada ciclo. Exibe uma linha para cada conteúdo vinculado ao colaborador. | Identificação do colaborador; trilha; tipo da subtrilha (Formação ou Recertificação); conteúdo; tipo do conteúdo (Curso ou Material); carga horária; status do conteúdo; data de conclusão; número do ciclo; certificado emitido no ciclo. |
Status da trilha no relatório
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente de Formação | O colaborador ainda não concluiu todos os conteúdos da subtrilha de Formação. |
| Válido | O certificado está dentro da validade e o período de renovação ainda não começou. |
| Em Renovação | O período de renovação começou e a Reciclagem está liberada ao colaborador. |
| Expirado | O certificado venceu sem que a Reciclagem fosse concluída. |
Resultado esperado
Com a Trilha de Recertificação configurada:
- o colaborador realiza a Formação e só vê a Reciclagem quando ela realmente precisa ser feita;
- não há pendências indevidas enquanto o certificado está válido;
- a validade é renovada automaticamente a cada reciclagem concluída;
- os gestores são avisados antes do vencimento;
- todos os certificados de cada ciclo ficam preservados;
- o administrador acompanha a situação regulatória de cada colaborador pelo Relatório de Controle de Recertificações.
Possíveis dúvidas
O colaborador concluiu a Formação, mas a Reciclagem não aparece para ele.
Esse é o comportamento esperado. A Reciclagem só é liberada quando o período configurado no campo Permitir que usuário realize o curso a partir de é atingido. Até lá, a trilha fica com status Concluída.
Não consigo vincular uma subtrilha à Trilha de Recertificação.
Verifique se a subtrilha contém cursos com Fluxo de Recertificação configurado no próprio cadastro ou conteúdos do CMS (Artigo, Arquivo, Link, Galeria de Fotos, Áudio ou Vídeo). Esses conteúdos não são permitidos. Materiais do CMS podem ser cadastrados como Material de Apoio de um curso.
O colaborador concluiu uma nova reciclagem. O certificado anterior foi substituído?
Não. Cada ciclo gera um novo certificado, e todos os anteriores continuam disponíveis em Obter Certificado.
O gestor não recebeu uma nova notificação depois que o certificado expirou.
A notificação é enviada uma única vez por ciclo, 30 dias antes da expiração. Para acompanhar os certificados expirados, use o Relatório de Controle de Recertificações com o filtro de status Expirado.
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